PPG: We protect and beautify the world
Menu
Print |

FAQs

Często zadawane pytania - Polski

   

Spis treści

 
 

Łapówki i korupcja

Pytanie: W celu importowania określonych produktów PPG do niektórych krajów wymagana jest licencja. Czy można zapłacić pośrednikowi/licencjobiorcy, aby uzyskać taką licencję?


 
Odpowiedź: Jeżeli opłata została określona w umowie lub stanowi opublikowaną stawkę za usługę, należy ją wyszczególnić na fakturze dla PPG. Jeśli jednak pośrednik/licencjobiorca żąda dodatkowej opłaty lub prosi o przekazanie płatności bezpośrednio jemu samemu, nie należy przekazywać tej kwoty i trzeba zgłosić ten fakt radcy prawnemu w regionie PPG lub jednostce biznesowej.

Działania charytatywne

Pytanie: Klient poprosił PPG o zasponsorowanie stolika restauracyjnego podczas organizowanej przez niego imprezy charytatywnej. Czasami otrzymuję również prośby od klientów o przekazanie produktów PPG na cele charytatywne. Czy można przekazywać datki na takie działania?

Odpowiedź: Darowizny na rzecz działających zgodnie z prawem organizacji charytatywnych są dozwolone w określonych sytuacjach. Należy uwzględnić kilka czynników:

  • Organizacja charytatywna musi spełniać obowiązujące w kraju wymogi prawne i podatkowe oraz pozytywnie przejść weryfikację poprawności jej danych.
  • Cele działania organizacji charytatywnej i docelowe przeznaczenie darowizny powinny być zgodne z wartościami PPG.
  • Wartość darowizny powinna być rozsądna i zwyczajowa dla danego wydarzenia.
  • Ogólnie darowizny na rzecz tej samej organizacji nie należy przekazywać częściej niż co 12 miesięcy.
  • Klient lub blisko związana z nim osoba nie może odnosić osobistych korzyści z darowizny.

Najlepszym sposobem postępowania jest wysłanie wraz z darowizną krótkiej notatki/pisma z informacjami wskazującymi, że PPG zna docelowe przeznaczenie tej rarowizny.

W przypadku pytań należy skontaktować się z regionalnym przedstawicielem działu ds. zgodności.

Komunikacja z podmiotami zewnętrznymi

Pytanie: Jaka jest polityka PPG dotycząca korzystania z mediów społecznościowych? Odpowiedź: Politykę można przeczytać tutaj.  

Informacje poufne i niepubliczne

Pytanie: W trakcie podróży służbowej konieczne było wydrukowanie cennika i zabranie go na spotkanie z klientem. Wysłałem cennik na osobiste konto e-mail, a potem otworzyłem pocztę na komputerze w hotelowym centrum biznesowym, aby wydrukować dokument. Czy to postępowanie było prawidłowe?

Odpowiedź: Nie należało wysyłać cennika na osobisty lub hotelowy adres e-mail w celu wydrukowania dokumentu. Informacje niepubliczne powinny być przechowywane tylko na komputerze należącym do PPG. W firmie obowiązują bezpieczne procedury logowania na konto PPG z innych komputerów, które umożliwiają korzystanie z konta przy użyciu funkcji dostępu zdalnego i drukowanie np. w hotelowym centrum biznesowym.

Wydrukowany cennik zawiera informacje niepubliczne i należy go chronić przed nieupoważnionym dostępem, przypadkową utratą i ujawnieniem.

 

Pytanie: Współużytkuję komputer w dziale produkcji z kilkoma innymi pracownikami. Chociaż każdy z nas ma oddzielny identyfikator logowania PPG, widziałem, jak pewna osoba udostępniała swój identyfikator i hasło innemu pracownikowi. Czy należy zgłosić tę sytuację?


 
Odpowiedź. Tak. Pracownicy nigdy nie powinni udostępniać identyfikatora logowania i hasła innym osobom.
Pytanie: Z adresu pozornie należącego do partnera biznesowego wysłano do mnie wiadomość e-mail z prośbą o informacje na temat klienta. Po sprawdzeniu okazało się, że nie był to prawidłowy adres e-mail partnera. Co należy zrobić?

Odpowiedź: Oczywiście należy zachować ostrożność przed otwieraniem wiadomości e-mail pochodzących od nieznanych nadawców, z nietypowych adresów e-mail lub z adresów w sieciach społecznościowych i odpowiadaniem na takie wiadomości, zwłaszcza gdy dotyczą one próśb o podanie informacji niepublicznych. Może to być próba oszustwa w celu wyłudzenia danych (phishing). Ataki tego rodzaju są oparte na oszukańczych wiadomościach e-mail, które pozornie pochodzą od faktycznie działających firm (w tym przypadku od partnera biznesowego, ale może to być usługodawca internetowy lub bank) albo od osoby znanej adresatowi (np. przełożonego lub współpracownika z działu zasobów ludzkich albo finansowego).

W przypadku wątpliwości dotyczących autentyczności adresu e-mail należy poprosić o pomoc lokalny zespół ds. zabezpieczeń IT lub przełożonego. Jeżeli pracownik ma możliwość kontaktu z kimś w biurze partnera biznesowego, warto bezpośrednio zapytać o taką prośbę dotyczącą przekazania informacji.


 

Poufność danych

Pytanie: Co to jest Polityka postępowania z danymi poufnymi?

Odpowiedź: Politykę można przeczytać tutaj.

Pytanie: Kierownik poprosił mnie o listę wszystkich uczestników pewnego wydarzenia, aby osobiście im podziękować. Czy można wysłać mu arkusz kalkulacyjny z ich numerami telefonów, adresami i awaryjnymi danymi kontaktowymi?


 

Odpowiedź: Nie należy udostępniać arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane osobowe. Należy przekazać kierownikowi tylko informacje niezbędne do danego celu — w tym przypadku imiona i nazwiska oraz służbowe adresy e-mail w PPG.

Prezenty, rozrywka, posiłki i podróże

Pytanie: Jaka jest polityka PPG w zakresie przekazywania prezentów, posiłków i rozrywki na rzecz pracowników sektora publicznego (rządowego) w USA obowiązująca w Stanach Zjednoczonych?

Odpowiedź: Politykę można przeczytać tutaj.

Pytanie: Firma PPG podpisała ważny kontrakt z dostawcą, a ja jestem wyznaczoną osobą kontaktową w PPG. Dostawca zaproponował mi wspólny obiad, a potem dwa bilety na koncert znanego artysty. Dostawca nie będzie obecny na koncercie. Czy mogę pójść na obiad i przyjąć bilety?

Odpowiedź: Pójście na obiad z dostawcą jest całkowicie dopuszczalne, ale jeżeli bilety na koncert mają wartość większą niż symboliczna (czyli powyżej 25 USD lub równowartości w walucie lokalnej), nie należy ich przyjmować. Mogłoby to stwarzać wrażenie, że na wybór dostawcy wpłynęła osobista przysługa lub że decyzje w przyszłości nie będą wolne od takiego wpływu. Należy podziękować dostawcy za propozycję i poinformować go, że przyjęcie biletów byłoby sprzeczne z polityką PPG.
Pytanie: Podczas wydarzenia organizowanego przez kontrahenta udało mi się wygrać iPada na loterii. Czy mogę go zatrzymać?
 

Odpowiedź: Zależy to od sytuacji. Jeśli konkurs jednoznacznie był loterią (nie został w żaden sposób zmanipulowany, aby zwycięzcą została konkretna osoba), a pracownik nie ma wpływu na decyzje o rozpoczęciu lub kontynuowaniu współpracy z kontrahentem, prawdopodobnie można przyjąć iPada. Zależnie od wartości nagrody trzeba ustalić, czy nie wiążą się z nią zobowiązania podatkowe.

Jeśli po uwzględnieniu powyższych informacji pracownik zdecyduje się przyjąć nagrodę, w przyszłości przed przystąpieniem do współpracy biznesowej z tym kontrahentem powinien skonsultować się z przełożonym lub regionalnym przedstawicielem działu zgodności.

Jak zawsze w przypadku pytań należy skontaktować się z regionalnym przedstawicielem działu PPG ds. zgodności.

Pytanie: Mój dział od czasu do czasu zatrudnia zewnętrznego konsultanta do pomocy przy projektach. Konsultant zaprosił kilku pracowników działu na lokalną imprezę sportową. Czy możemy wziąć udział w wydarzeniu wraz z konsultantem?

Odpowiedź: Należy uwzględnić kilka czynników. Trzeba zadać sobie pytania:

  • Czy zaproszone osoby mają wpływ na dalsze zatrudnienie konsultanta przy projektach?
  • Czy którakolwiek z osób w ciągu ostatnich 12 miesięcy przyjęła podobną ofertę rozrywki od tego konsultanta?
  • Jaka jest wartość biletów?

Jeżeli rozsądnie postępująca osoba uznałaby, że przyjęcie prezentu może wpłynąć na dalsze decyzje o współpracy z konsultantem, nie należy przyjmować biletów. W przypadku jakichkolwiek pytań należy skontaktować się z regionalnym przedstawicielem działu ds. zgodności.


 

Pytanie: Mój oddział chce zaprosić najważniejszych klientów na duże wydarzenie sportowe. Weźmiemy udział w tej imprezie wraz z klientami. Czy taki prezent wymaga wstępnego zatwierdzenia?

Odpowiedź: Pracownicy będą uczestniczyć w wydarzeniu wraz z klientami, zatem jest to oferta rozrywki, a nie prezent. Rozrywka nie podlega zasadom dotyczącym wstępnego zatwierdzania prezentów, ale bezpośredni przełożony powinien z wyprzedzeniem wyrazić na to zgodę. Przed zakupem biletów należy zapoznać się z lokalnymi politykami i procedurami obowiązującymi w odniesieniu do prezentów, podróży, wydatków i zakupów.

Inwestowanie na podstawie informacji wewnętrznych

Pytanie: Przedstawiciel dostawcy, firmy ABC, który jest moim dobrym znajomym, powiedział mi, że firma ABC właśnie zdobyła duży kontrakt realizowany dla PPG. Czy mogę kupić akcje spółki ABC, mimo że informacje te nie zostały jeszcze oficjalnie ogłoszone?

Odpowiedź: Nie. Akcje spółki ABC są w obrocie publicznym w USA, więc mogłoby to zostać uznane za inwestowanie na podstawie istotnych informacji niepublicznych, co stanowi naruszenie polityki PPG oraz federalnych przepisów o obrocie papierami wartościowymi.

Ochrona majątku firmy

Pytanie: Gdy używam firmowej karty kredytowej do osobistych zakupów (np. w supermarketach, na stacjach paliw i w drogeriach), oznaczam zakupy jako prywatne i nie otrzymuję zwrotu takich wydatków. Czy mogę tak postępować?

Odpowiedź: Nie należy używać firmowej karty kredytowej do celów osobistych. Jest to sprzeczne z polityką PPG. Wydatki pokrywane z karty kredytowej muszą mieć cele wyłącznie biznesowe.
Pytanie: Limit zwrotu kosztów za podróże samochodem wynosi 500 USD miesięcznie. W tym miesiącu koszt przejazdów wyniósł tylko 300 USD. Czy mogę uwzględnić moje osobiste wydatki na benzynę w wysokości 200 USD w rozliczeniu kosztów przejazdów firmowych? Odpowiedź: Nie można rozliczać osobistych wydatków na paliwo jako wydatków firmowych. Zgodnie z polityką PPG zwrotom podlegają tylko rzeczywiste wydatki biznesowe.

Zgodność z przepisami handlowymi

Pytanie: Jakie są sygnały ostrzegawcze dotyczące zgodności z przepisami eksportowymi? Odpowiedź: Niektóre okoliczności (sygnały ostrzegawcze) mogą wskazywać, że eksportowany produkt jest przeznaczony do nieodpowiednich zastosowań końcowych albo dla niewłaściwego klienta lub miejsca docelowego. Oto wybrane przykłady sygnałów ostrzegawczych:
  • Klient lub przedstawiciel ds. zakupów nie chce przedstawić informacji o docelowym zastosowaniu, ma niewielką wiedzę o działalności lub produkcie albo w inny sposób unika odpowiedzi.
  • Cechy produktu są niezgodne z działalnością klienta lub krajowymi warunkami.
  • Klient oferuje płatność gotówką lub nadmiernie wysoką cenę za produkt.
  • Klient odmawia możliwości przeprowadzenia rutynowej instalacji, szkolenia lub prac konserwacyjnych.
  • Klient żąda zastosowania nietypowej trasy lub procedury dostawy.
  • Informacje na opakowaniu są niezgodne z metodą wysyłki lub miejscem dostawy.

Współpraca z instytucjami rządowymi

Pytanie: Rząd Chin docenił PPG za długą historię szybkich płatności zobowiązań podatkowych. Przedstawiciele rządu uhonorowali lokalny zakład PPG figurką konia ze sztucznego kryształu i dyplomem uznania. Czy przyjęcie tych wyróżnień i zaprezentowanie ich w zakładzie jest właściwe?


 

Odpowiedź: Prezent jest proporcjonalny do okazji, więc upominek i dyplomy można przyjąć i umieścić w widocznym miejscu w zakładzie PPG.

Pytanie: Jeśli w ramach pracy w PPG spotkam się z wybranym lub mianowanym urzędnikiem, czy całość związanej z tym komunikacji zostanie potraktowana jako lobbing?


 

Odpowiedź: Niekoniecznie. Definicja lobbingu jest szeroka i obejmuje bezpośrednie przekazywanie próśb urzędnikom publicznym, uczestniczenie w badaniach lub strategicznych planach pozyskania takich urzędników oraz koordynowanie działań z zewnętrznymi podmiotami, takimi jak organizacja branżowa lub inna firma. Działalność lobbingowa jest ściśle regulowana — każdy pracownik, który chce zająć się takimi działaniami, musi uzyskać wskazówki od regionalnego przedstawiciela działu relacji rządowych.

 

 

Pytanie: Czy należy podziękować prezentem urzędnikowi publicznemu za wizytę w biurze lub zakładzie?

Odpowiedź: Ogólnie odręczny list lub wiadomość e-mail z wyrazami wdzięczności jest wystarczającą formą podziękowania za wizytę w zakładzie PPG. O ile prezenty mogą być dopuszczalne pod warunkiem spełnienia pewnych kryteriów, o tyle lepiej jest unikać wręczania upominków, ponieważ reguły są zróżnicowane. W przypadku pytań należy uzyskać wskazówki od regionalnego przedstawiciela działu relacji rządowych .